V sodobnem poslovnem okolju, kjer je tempo dela vedno hitrejši, konkurenca vse večja, kupci pa postajajo zahtevnejši, je kakovostna komunikacija eden ključnih dejavnikov uspeha . Še posebej to velja pri sodelovanju med podjetji in zunanjimi izvajalci, kot je marketinška agencija. Vodje marketinga in direktorji v srednjih ter večjih podjetjih se vsakodnevno soočajo z izzivom usklajevanja pričakovanj, rokov, proračunov in strateških ciljev - in prav komunikacija določa, ali bo sodelovanje sinhrono ali naporno.
Slaba komunikacija je najdražji skriti strošek vsakega projekta.
Ko je komunikacija jasna, odprta in strukturirana, potujejo informacije gladko. Ko je ni, se začnejo kopičiti nesporazumi, napačne interpretacije in podvajanje dela. Toda zakaj se to v praksi dogaja tako pogosto - in kako lahko podjetja to spremenijo?
Ko podjetje in marketinška agencija ne govorita istega jezika
V praksi je najpogostejši problem razhajanje med tem, kar podjetje želi in tem, kar partner razume . Tudi ko sta obe strani strokovno izjemno močni, se pogosto zgodi, da vsak svet interpretira skozi svoje izkušnje, cilje in interno dinamiko.
Vodje marketinga se pogosto znajdejo v situaciji, ko se zdi, da je agencija sicer predana, a projekt ne teče v želeni smeri. Po drugi strani pa marketinška agencija morda dobiva prepozne ali nepopolne informacije , kar otežuje proaktivno delo. Rezultat? Obe strani imata občutek, da “nekaj ne štima”, a težko določita točen vzrok.
Niti najboljši načrt ne pomaga, če informacije potujejo v napačni obliki ali ob nepravem času.
Primer iz prakse: Ko je projekt obstal - in kako smo ga rešili
Pri enem od naših naročnikov, srednje velikem proizvodnem podjetju, smo kot marketinška agencija prevzeli vodenje digitalne kampanje , ki naj bi podprla lansiranje novega izdelka. Projekt je bil na začetku dobro zastavljen, a se je kmalu pokazalo, da sodelovanje ne teče tako gladko, kot bi si želeli.
Izzivi so se pojavili hitro:
- naročnik je podajal povratne informacije prek več različnih kanalov (e-maili, Teams, SMS),
- informacije so pogosto prihajale od različnih sodelavcev, zato ni bilo jasno, kaj je uradno potrjeno,
- zaradi šibke interne organizacije naročnik ni pravočasno dostavil podatkov o ciljnih strankah,
- mi pa smo zato kampanjo optimizirali na osnovi nepopolnih informacij.
Rezultat? Projekt ni napredoval predvidenim tempom, obe strani pa sta čutili, da prihaja do nepotrebnih zapletov.
Ko smo skupaj prepoznali, da je glavni izziv razpršena komunikacija , smo uvedli tri preproste spremembe:
- določili smo eno kontaktno osebo na strani naročnika,
- uvedli smo tedenske 20-minutne status videoklice ,
- vse zahteve, spremembe in potrditve smo začeli voditi preko enotnega projektnega kanala .
Učinek je bil takojšen. V dveh tednih smo uskladili vse odprte točke, v enem mesecu smo kampanjo posodobili z ustreznimi podatki, v dveh mesecih pa smo presegli ključne KPI-je .
Kar je najpomembneje: nastal je partnerski odnos , ki temelji na zaupanju in jasni komunikaciji - ter traja še danes.
Kako izboljšati komunikacijo med podjetjem in agencijo
Najboljša komunikacija ni tista, ki je najpogostejša, temveč tista, ki je najbolj strukturirana. Vodje marketinga in direktorji se pri sodelovanju pogosto znajdejo v preobilici kanalov in informacij, zato je smiselno poenostaviti način dela.
Ključni elementi učinkovite komunikacije:
- Enotna kontaktna oseba. Jasno je določeno, kdo daje povratne informacije, kdo potrjuje materiale in kdo sprejema ključne odločitve.
- Redni check-in klici. Kratki, a strukturirani pogovori preprečujejo kopičenje odprtih vprašanj.
- Dober brief. Čim bolj natančen opis ciljev, ciljne publike, omejitev in pričakovanj.
- Centraliziran kanal komunikacije. Eden, ne pet - prihranek časa in manjša možnost zmede.
Ko sta oba partnerja usklajena v strukturi in načinu komunikacije, se projektni izidi izboljšajo praktično čez noč.
Zakaj je to še posebej pomembno v B2B segmentu
Srednja in večja podjetja delujejo bolj kompleksno, imajo več deležnikov in večplastne cilje. V takem okolju je komunikacija pogosto razpršena in fragmentirana. Vodje marketinga se morajo pogosto usklajevati z vodstvom, prodajo, produktnimi ekipami, kadri in zunanjo agencijo.
Marketinška agencija na drugi strani potrebuje jasne informacije za pravočasno izvedbo, razumevanje internih procesov ter realistične roke. Kadar se ta dva svetova povežeta, nastane partnerstvo, ki prihrani čas in proračun ter ustvarja boljše rezultate.
Sklep: Močna komunikacija = močno partnerstvo
Sodelovanje med podjetjem in partnerjem, kot je marketinška agencija, ni le operativni odnos, temveč strateško partnerstvo . Temelji na medsebojnem zaupanju, transparentnosti in predvsem - komunikaciji. Ko podjetja vlagajo v komunikacijske procese, v resnici vlagajo v učinkovitost , hitrejše doseganje rezultatov in dolgoročno rast .
V času, ko se pričakovanja kupcev spreminjajo hitreje kot kdaj koli prej, je močna komunikacija še vedno tisti element, ki loči povprečno sodelovanje od vrhunskega.